Reto de Calidad: “Las No Conformidades”.

Tras el lanzamiento del primer Reto sobre los objetivos de calidad, ya estamos lanzando el segundo reto. Pero antes de nada, déjame recordar en que consiste el Reto de Calidad.

¿Cómo Funciona el Reto de Calidad?

Cada quincena os propondré un nuevo ejercicio, se trata de un tema que tendréis que trabajar y subir vuestros comentarios al blog.
Los temas serán variados, desde proponer objetivos, encontrar el indicador más extraño, el diseño y desarrollo más original, la calibración más sencilla, el procedimiento más breve, la no conformidad más complicada, etc.
Los temas serán propuestos al inicio de semana y tendrás dos semanas para comentarlo. Finalizado el plazo, se cerrará el Reto y dictaminaré la respuesta más apropiada, original, atrevida…
Esto no se trata de un concurso, sino de una forma de compartir vuestras experiencias con el resto de los responsables de calidad y consultores. Es una excusa para activar vuestra imaginación y ser atrevidos con el sistema de gestión. Dejad vuestro comentario más abajo. Y aunque no se trate de un concurso ni de ganadores, como he dicho antes, al que dictamine como más original, le enviaré algún ebook o material exclusivo de mi blog por la participación, ¡será sorpresa!

En este segundo Reto de Calidad trataré el tema de “las no conformidades”

Este tema siempre nos trae de locos, como redactar las no conformidades. Y es que parece obvio, pero a veces te encuentras que no sabes bien como redactarlas para que no surjan dudas a la hora de resolverlas o solucionarlas, ¿verdad? Y es que no queremos dar palos de ciego… Lo más importante cuando surge la no conformidad es como solucionarla para evitar que vuelva a ocurrir.
¿Detectas muchas no conformidades en tu trabajo o sistema? No me mal interpretes, pero no vale que me digas que No. Pueden estar ocurriendo dos cosas:
– Que tu sistema no esté bien implantado y no seas capaz detectarlas
– O que para dar a entender que tu sistema es tan perfecto que no deriva en ocurrencia de no conformidades.
Y créeme si te digo que ambos casos me los he encontrado más de una vez.
En el primer caso, no pasa nada, estamos a tiempo de implantar herramientas para ser capaces de detectar o discernir si se trata de una no conformidad o no. Y en el segundo caso, decirte que no es una deshonra como responsable de calidad registrar las incidencias o no conformidades. Si tomamos como referencia la norma ISO 9001, por su mayor difusión, verás que el requisito “no conformidades” se encuentra en el capítulo de “Acciones de Mejora”. Cambia el chip y piensa que es una oportunidad de mejora.

“El fracaso es sólo la oportunidad de comenzar de nuevo de forma más inteligente” (Henry Ford. Fundador de Ford)

¿Qué te propongo en este Reto de Calidad: “Las No Conformidades”? 

Te propongo que nos cuentes que criterios tienes para clasificar las no conformidades, que herramientas usas para su gestión, que plazos te das para dar por cerrada la no conformidad, como evalúas si ha sido eficaz su acción correctiva, que roles tenéis establecidos para la detección, análisis, corrección … de la no conformidad.

Como ves, te doy bastante juego para animarte a participar.

Antes de esto te invito a que releas el artículo que tengo ya publicado sobre como redactar las no conformidades, que aunque está más enfocado a las detectadas en una auditoria, puede servirte de guía para cualquier otra.

 

Para dar cierre al Reto de calidad nº 1 sobre los objetivos de calidad, espero que coincidáis conmigo en que el comentario más original y que más enfocado está a conseguir la máxima satisfacción de cliente ha sido el aportado por Lilian.  Así que ¡felicidades Lilian, me ha encantado tu propuesta!

Y por último, te voy a pedir que cuando leas el artículo me ayudes a difundirlo a través de las redes sociales. Así llegará a más personas y mi contribución a la comunidad será mayor. Y por supuesto, que te animes a dejar tu comentario en el Reto de Calidad.

 

¡¡Ánimo y participa!!

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48 comentarios
  1. Hola: en mi caso siempre la primer Auditoria se generan las Acciones Correctivas sin clasificar las NC, a partir de la segunda ya las clasifico como mayor y menor.
    utilizo un formato de 8DIS para dar tratamiento a las NC.
    los tiempos de seguimiento y cierre se marcan en el mismo 8DIS, pero nunca deben ser mayores a 30 días, a menos que se requiera una inversión fuerte que deba ser autorizada por la alta dirección, en ese caso las escalamos a ser tratadas durante la revisión por la Dirección, el resto de las NC, solo son informativas en dicha reunión.

    SALUDOS

    • Hola Rubén, muy buena herramienta las 8DIS, lo comentare en próximos artículos para el resto de los lectores.
      Gracias

  2. Hola Marifé, aquí comparto mi experiencia:

    Clasificar la NC tengo en cuenta:
    1.- La gravedad del incumplimiento: es decir si pone en riesgo la salud del consumidor o usuario (clasificación como NC mayor), si a pesar del incumplimiento no hay riesgo al consumidor o usuario (clasificación como NC menor).
    2.- La incidencia del incumplimiento: si se repite el incumplimiento a un mismo punto de la norma en diferentes áreas, puede ser una NC mayor porque se evidencia que el sistema implementado esta en riesgo.

    Las herramientas que uso para la verificación del cumplimiento de la norma es:

    1.- Revisión de procedimientos, en ellos se debe contemplar además las acciones en caso de desviaciones.
    2.- Revisión de registros: deben tener información sobre las acciones realizadas en caso de desviaciones y el periodo que duro la misma, así como el/los responsable/s de la ejecución de la misma.

    Los plazos para cerrar la NC son establecidos según el criterio del SGC de cada empresa, para nuestro caso es tres meses, en cada mes se verifica con el responsable la efectividad de la AC, si al termino de la tercera verificación se mantiene la AC, entonces se da por cerrada la NC, caso contrario se coordina con el usuario el motivo del incumplimiento y que replantee la AC así como el plazo de ejecución de la misma.

    Para evaluar la efectividad de la AC se revisan registros y/o procedimientos asociados a la AC, así como entrevistar al personal involucrado en la ejecución de la misma.

    Saludos.

    • Gracias Patricia por compartir tu procedimiento de gestión de no conformidades. No dudo que es un éxito su gestión.
      Saludos

  3. Buenos días, cordial saludo para todos.

    Muy interesantes todos lo comentarios.

    Mi papel como Coordinadora de Calidad es reciente, sin embargo le he perdido el miedo inicial al hallazgo de no conformidades, debido a que con el tiempo aprendí que son oportunidades de mejora para el ajuste de los procesos y la obtención de mejores resultados, así mismo, por que de alguna manera, se requiere del compromiso de los empleados para la ejecución de los planes de acción para subsanarlas, lo cual ya no es obligado o impuesto, si no que hacer parte de su quehacer y compromiso con el cumplimiento de las actividades que cada uno realiza.
    Todas las NC son importantes, ya que si no se subsanan van a derivar en una afectación importante del SGC, las gestiono a través de excel y el tiempo de ejecución depende de la disponibilidad de los recursos.

    Paso a hacer la siguiente consulta: Qué pasa si no doy cumplimiento al tiempo que inicialmente se estableció para implementar el plan de acción y evaluar la eficacia ? Cómo determino un tiempo prudente para ello, sin caer en exageraciones ?

    Muchas gracias y buen día.

    • Felicidades Yanelis por haberlo visto como una oportunidad de mejora. Con respecto a tu pregunta, no debes encorsetarte en una fecha cerrada, no tengas miedo si hay que ampliar los plazos, no siempre todo ocurre como es deseado inicialmente. Lo importante es conseguir que la acción correctiva sea eficaz y si esa ampliación de plazo está justificada, adelante. La asignación del plazo te lo va a ir dando la lógica y la experiencia. Pero desde luego, con la voluntad que aprecio en tu comentario, no hay duda de que vas a conseguir lo que te propongas con tu sistema

      Saludos

  4. ¿En verdad? ¿Las no conformidades enriquecen al sistema? ¿De veras son una fuente inagotable de sabiduría?. ¿Les gusta que haya no conformidades? ¡Pues entonces tengamos muchas!. ¡Entre más, mejor!.
    ¡Por favor! No son los incumplimientos lo que nos hace más fuertes. Es el proceso de evaluación que nos permite detectar esos incumplimientos lo que nos ayuda a mejorar. No se confundan. Si eso es lo que aconsejan a sus clientes o al personal de sus empresas, ¡pobres de ellos!. Y se dice de todo, menos como redactarlas.
    Un hallazgo debe redactarse de manera que proporcione la suficiente información para empezar a tomar decisiones, debe contener datos de dónde, cuándo, cómo , cuánto, (qué es, qué no es), en que turno, qué criterio no se cumple, etc. Para poder eliminar una no conformidad, el 50% de la solución está en como se redacte el hallazgo.

    • Armando en ningún momento he dicho q hay q detectar no conformidades por doquier! Todo lo contrario, intento decir que debemos hacer un buen análisis de lo ocurrido para evitar q vuelvan a aparecer. Te invito a q leas el artículo al q hago referencia en el reto, donde si q explica todo lo q comentas. https://clubresponsablesdecalidad.com/redactar-no-conformidades/

      Muchas gracias por tu critica! Siempre las considero constructivas

      Un saludo

      • Marifé. Estoy bastante de acuerdo contigo , pero , creo que es importante el dedicarse mas a «ir hacia» que «huir de» , que es además lo que se introducirá en la nueva ISO 9001: 2015, en donde se dedique más a encontrar «mejoras» que a eliminar «males».De todos modos , muy buena aportación de todos y un 10 para ti.

  5. Buenas noches:
    Primero quiero felicitarle Marifé Montes Luna por el club, me perece excelente.
    Las no conformidades
    Desde mi punto de vista primero se debe tener en claro o haber definido cuales son las NC y cuáles son los criterios que permitan identificar la NC. Coincido con algunos consultores en establecer tres tipos de no conformidades, no conformidad del producto, no conformidad del proceso y por último no conformidad del sistema (SG), y dentro de estos tipos de no conformidades establecer los criterios que faciliten la identificación de la NC. Estoy de acuerdo con usted Marifé en que no podemos, después una auditoria, no encontrar NC, las encontramos y nos las documentamos, o bien, no las identificamos en el proceso de verificación. Detectar NC no es lo peor que pueda haber sucedido, todo lo contrario es una forma de encontrar las posibilidades de poder mejorar continuamente.
    Las herramientas utilizadas en la identificación de NC, los procedimientos son indispensables ya que a través de una metodología podemos llevar a cabo el proceso, y documentar las evidencias a través de registros. En un registro o tal vez varios, redactar el modo por el cual fue detectado la NC, las causas, su origen, los recursos que son necesarios y las responsabilidades que atiendan la NC y que posteriormente se establezcan las acciones pertinentes para evitarlas y prevenirlas. Como cada NC es diferente, a cada una se le debe establecer en plazos diferentes.
    Las técnicas utilizadas para analizar las NC nos permitirán encontrar la raíz de la NC, por ejemplo si en la detección encontramos una serie de NC, tal vez se deba a que son derivados de un solo problema, con el análisis realizado las acciones deben ser contundentes, tanto que en la verificación de la eficacia se demuestre que se ha implementado la mejor solución.

    • Muchas gracias Maricela, por tu comentario. Seguimos estando en contacto a través del Club!

  6. Hola Colegas:
    Luego de definida la NC tratamos de diferenciar las CORRECCCIONES ( o Acciones Curativas) de las propias Acciones Correctivas. LAs dos requeridas x la norma pero fáciles de confundir.
    Tratamos de diferenciar que cuando la causa raíz es la persona, algunas veces es falta de Entrenamiento pero MUCHAS veces es falta de DISCIPLINA y esta no se cura con Capacitación sino con » Toma de Conciencia»
    Los plazos para las etapas son libres las define el auditado. Por ejemplo la eficacia muchas veces solo podrá evaluarse en una próxima auditoria en 6 meses,etc
    Slds

  7. Buenas tardes Marifé. Antes que nada felicidades por este espacio!!! es maravilloso encontrar un espacio enriquecedor para los que apenas estamos comprendiendo el sistema ISO. Paso a mi opinión.

    En lo que yo opino, creo que muchas veces encuadramos demasiado las cosas. Esta bien que haya un procedimiento de cómo resolver no conformidades, pero también debemos ser conscientes de que una oportunidad de mejora no significa que estamos trabajando mal o que debemos esperara a que haya fecha de detección de AC para comenzar a trabajarlas. Para mi lo más importante es capacitar debidamente a mis compañeros, ya que ellos estan más involucrados en su área de trabajo con respecto a encontrar fallas que pueden desencadenar AC o AP. En cualquier momento pueden surgir y cualquier persona debe tener la capacidad de expresar cuando detecta que algo puede ser una oportunidad de mejora. No sé si este bien pero creo que también la base de encontrar AC, AP y/o oportunidades de mejora esta en la confianza que depositemos en ´nuestro sistema y en que por el hecho de reportar una AC no significa que no estamos trabajando con Calidad. Saludos y estoy abierta a comentarios.

    • Gracias Ovando, todo siempre es mejorable, no quiere decir que lo estemos haciendo mal.

      Saludos

  8. Las NC obviamente ayudan a mejorar nuestro sistema ya que al estar todo el tiempo en lo mismo se puede obviar varios puntos que a corto o largo plazo pueden perjudicar al SGC.
    Una vez encontradas las NC se determina los departamentos y organizo grupos de todos los involucrados con su respectivo lider, quienes presentan un informe en el cual consta lo siguiente:
    1.- Análisis de causa-raíz.- se puede utilizar la lluvia de ideas, los 5 porque, diagrama de Ishikawa, con el objetivo de llegar a la causa más probable del origen de la NC.
    2.- Acciones correctivas.- aplicar medidas las cuales deben asegurar que problema no se vuelva a presentar
    3.- Plazo de cierre.- en este caso manejo un tiempo de 30 días como mínimo y 3 meses como máximo dependiendo del tipo de NC halladas y aplicando el criterio del peligro a la calidad e inocuidad del producto.
    3.- Cierre de NC.- verificar el auditor interno en base a los plazos establecidos y si las medidas tomadas generaron buenos resultados.

    • Mercedes, siguiendo esos pasos seguro que obtienes buenos resultados. Gracias

  9. Buenas tardes.

    Me gustaría comentar que en mi caso nosotros tenemos redactadas muchas No Conformidades debido a la nueva implantación del sistema de trazabilidad el cual estamos incluyendo en el ERP de la empresa, me esta costando un poquito, a la hora de la formación del personal (tengo mucha gente al ser un sector tradicional, que no esta acostumbrada a manejar ordenadores), por lo que otro de los errores que también indico y no se si es del todo correcto indicar» error humano» .
    En el registro en papel de las mismas indico el analisis desde quien lo detecta, como, porque, a que se debe… ademas de en las otras partes de la misma analizar la acción correctora y la corrección. En el excel recojo el numero lo documento ( NC, corrección, causas, plan de acción)pero son en base al sistema de trazabilidad, aunque para mi son leves y se debe a que la gente no esta del todo capacitada.
    Necesito explicar mas los errores con un ejemplo, por ejemplo me comunica un responsable de sala que no puede expedir un producto de determinado lote, debido a que no hay existencias y al revisar en ese mismo momento el historial de las «Ordenes de Transformación»(lugar donde se recogen informaticamente la entrada de un producto X en cantidad Kg y LOTE, material auxiliar utilizado, cantidad y LOTE , y salida de Producto en Kg y LOTE, el error que comenten es en la salida porque meten mal el lote manualmente.
    Yo indico el tiempo de la acción correctora pero como corrección no se que marcar, puesto que ya no se que inventar para que los operarios metan correctamente el lote de 6 dígitos en cada casilla, se tomen su tiempo y verifiquen el lote etiquetado antes de registrar.
    La lectura del código de barras de momento no es aplicable, debido a que con la implantación aun no tengo demasiada solvencia en estos momentos y como me parecen leves las voy subsanando .
    El tema formación no es el problema, porque también hay errores en cantidades más bien creo que será un tema a tratar con producción y recursos humanos para intentar cambiar a la gente con mas conocimientos o mas atenta en su puesto de trabajo.7

    Un saludo

    • hola Patricia, según nos comentas esta en pleno proceso de implantación de un sistema de gestión de trazabilidad. Es normal que todos los días surjan incidencias, problemas, no conformidades… Quizás por eso deberías de catalogarlas de forma distinta para que no te distorsione tus indicadores de no conformidades.
      El concepto que estas usando es totalmente válido. Mucha suerte en tu implantación y espero que la tengas «fina» en breve.

      Muchas gracias por tu comentario

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